У этой статьи не будет предисловия — здесь приведены правила работы над задачами проекта.
Общий порядок работы над задачами
1. Трелло начинает день
Все просто: начинаешь работу — открываешь трелло, заходишь в карточку со своей задачей в графе In Process и продолжаешь работу над ней. Если такой карточки нет, то необходимо взять верхнюю карточку отмеченную на тебя в списке To Do, перетащить её в In Process, и приступить к работе над ней.
Если в карточке нет чек-листа, то необходимо прописать в чек-лист шаги решения задачи.
2. Передача задачи
В случае, когда над твоей задачей должен работать следующий специалист, неважно кто именно, необходимо:
- Переименовать карточку в соответствии со следующим действием.
- Удалить себя из исполнителей карточки.
- Добавить следующего исполнителя в карточку в качестве её исполнителя.
- Перетащить карточку из раздела In Process в раздел Check.
Если задача выполнена и не требует участия следующего исполнителя, то в качестве исполнителя — отмечается руководитель проекта.
3. Прием задачи
Когда закончена работа над текущей задачей в In Process и, если есть задачи в разделе Check, помеченные на тебя, то необходимо приступить сначала к ним.
Как происходит работа над задачами в разделе Check?
Сперва нужно проверить все ли данные и материалы для работы получены от предыдущего исполнителя. Если не хватает какой-либо информации от предыдущего исполнителя карточки, то необходимо связаться с предыдущим исполнителем и уточнить объем необходимых доработок и время на их реализацию. Далее два варианта:
- Если на доработку требуется менее 1 часа. В комментарии к карточке упоминается предыдущий исполнитель и что требуется ему доработать. Вносятся изменения и пишется комментарий с упоминанием следующего исполнителя карточки для очередного уведомления о необходимости проверить эту карточку.
- Если на доработку требуется больше 1 часа. Необходимо создать отдельную карточку на прошлого исполнителя первой в разделе ToDo, где указать необходимые доработки. В заголовке текущей карточки дописываем номер созданной карточки с префиксом D, например: D23 Название карточки. При этом сама карточка остается в разделе Check, до момента помещения в этот же раздел карточки с созданной задачей на исправление, которая проходит аналогичный маршрут.
Если данные по карточке в разделе Check достаточны для начала вашей работы над решением этой карточки, то следует карточку из раздела Check либо взять в работу в In Process, либо перенести одной из первых в раздел ToDo.
Если карточка в разделе Check содержит выполненную задачу, то необходимо проверить её руководителю проекта и дальше действовать аналогично приему задачи предыдущим исполнителем в случае отдельных доработок, либо принять задачу с помощью переноса карточки в раздел Done.
4. Создание новой задачи
Если в ходе работы или обсуждения появляется новая задача, то в зависимости от её срочности необходимо создать для неё карточку в разделе Backlog, Month или ToDo. Задача должна быть описана по правилам создания задач (см. ниже).
5. Трелло завершает день
Последние 5-10 минут рабочего времени следует выделить на актуализацию информации о текущей задаче и отметках или корректировке её чек-листа.
Если день завершается выполнением или сдачей задачи, то следует пересмотреть задачи в разделе ToDo, где вы выбраны исполнителем и поставить первой карточкой ту, с которой вы начнете завтра свой рабочий день.
Правила создания задач
- Задача начинается с глагола, описывающего необходимое действие. Например, нарисовать, сверстать, подготовить api, загрузить данные и т.п.
- У задачи только один исполнитель. Если в задаче требуется работа нескольких исполнителей одновременно, то это несколько задач, либо процесс необходимо организовать так, чтобы исполнители требовались последовательно друг за другом.
- Если задачу сложно сформулировать одним предложением в заголовке, то следует заполнить её описание.
- Задача должна содержать чек-лист, расписывающий этапы выполнения задачи. Чек-лист заполняет исполнитель задачи.
- Если задача должна быть решена к конкретному сроку, то в ней ставится дата и время.
Планирование проекта
Несколько следующих пунктов описывают регламент, касающийся планирования разработки и управления проектом.
6. ToDo — планирование недели
Каждый четверг происходит просмотр всех задач из раздела Month и перенос в нижнюю часть раздела ToDo задач, к которым следует приступить в течение следующей недели.
7. Month — планирование месяца
Задачи на месяц выделяются два раза в месяц в 1-й и 3-й вторник месяца. Новые задачи добавляются из раздела Backlog в раздел Month.
8. Очистка раздела Done
Карточки из раздела Done архивируются два раза в месяц в 1-й и 3-й вторник месяца.